Planując event w szczególnie jeśli uczestnikami będą klienci, partnerzy businessowi większość osób koncentruje się na tym, aby miejsce spotkania było atrakcyjne. Pamiętajmy jednak, że lokalizację powinno się wybierać dopiero po określeniu grupy uczestników , charakteru wydarzenia oraz określeniu budżetu i możliwości.

Są to aspekty podstawowe. Po określeniu ich dopiero powinniśmy rozpocząć szukanie odpowiedniego miejsca.

Obiekt i jego możliwości

Idealnie jeśli miejsce na event jest w takiej lokalizacji, aby był do niego dogodny dojazd i aby większość uczestników miała podobną odległość do przejechania. To ważny element i należy go wziąć pod uwagę.  Istotny jest także parking, jego wielkość (pojemność), odległość od obiektu, czy jest strzeżony, czy jest dodatkowo płatny. Jest to tak samo ważna, gdy organizujemy event, na który goście przywożeni są autokarami, czy tez przyjeżdżają swoimi samochodami.

Kolejnym bardzo ważny elementem jest rozmiar/ wielkość obiektu. Miejsce spotkania powinno być dostosowane do ilości Gości, aby wszyscy czuli się dobrze i komfortowo. Np. przestrzeń nie powinna być zbyt duża dla niewielkiej grupy – goście będą się czuli zagubieni, natomiast duża grupa stłoczona na małej powierzchni  to ogólnie rzecz ujmując dyskomfort.

Istotne są także możliwości aranżacji obiektu, sal, jak i gdzie ustawić informację dla gości o wydarzeniu, czy jest miejsce, które można przeznaczyć na garderobę, czy jest dostęp do prądu, czy jest odpowiednia  ilość toalet, ich przepustowość itp.

Personel

Personel i obsługa w miejscu organizacji eventu to kolejny bardzo istotny czynnik gwarantujący sukces. Najważniejsza jest dobra komunikacja, czyli w tym przypadku elastyczność, otwarcie na potrzeby klienta, szybka reakcja i kultura osobista. Trudno współpracuje się w miejscach, gdzie brak zrozumienia, wyjście poza ustalony schemat jest dużym problemem, gdzie każda informacja o przesunięciu na przykład przerwy, czy też uzupełnieniu czystej zastawy  jest problematyczna i budzi niepotrzebne komentarze i dodatkowo trwa i trwa…

Nietypowe miejsca

Organizacja imprezy firmowej w nietypowym miejscu jest bardziej pracochłonna i kosztochłonna  ale daje więcej możliwości niż wnętrza np. hotelowe. Nietypowość miejsca to większa szansa na atrakcyjność spotkania i tzw. efekt „wow”, czyli zaskoczenie uczestników eventu. Rozwiązania te są przeznaczone jednak dla klientów z fantazją, którzy stawiają przede wszystkim na inność, nieszablonowość, nowoczesność. 

Dla organizatora imprez miejsca nietypowe to także wyzwania ale też większa szansa na  spektakularny efekt, oczywiście pod warunkiem doskonałego przygotowania całego przedsięwzięcia.

Bezpieczeństwo

Bardzo ważnym aspektem czasem traktowanym po macoszemu jest bezpieczeństwo podczas eventu. Organizując event w hotelach, czy centrach konferencyjnych wiele spraw pozostaje w gestii właściciela/zarządcy obiektu. Impreza w nietypowym miejscu to konieczność pamiętania praktycznie o wszystkim  - przygotowanie zaplecza gastronomiczno-technicznego, sanitarnego,  ogrzewanie czy też kwestie związane z bezpieczeństwem i zabezpieczeniem PPOŻ.

Na koniec o organizowaniu eventów 

Po określeniu dla kogo ma być przygotowane spotkanie, oszacowaniu budżetu wybieramy miejsca na event. I tu konieczna jest tzw. wizja lokalna.

Jest ona niezbędna, aby sprawdzić czy obiekt, miejsce planowanego spotkania spełnia nasze oczekiwania, daje określone możliwości, pozwala zwrócić uwagę na personel, sprawdzenie kuchni a także zaplanowanie ile sprzętu i obsługi jest konieczne do zapewnia bezpieczeństwa i komfortu gości oraz jakie prace przedsięwziąć, o czym pomyśleć aby wszyscy czuli się dobrze i bezpiecznie. Dlatego warto jest zaufać agencji takiej jak Relaton Izabella Ogorzałek, która ma doświadczenie w organizacji takiego rodzaju wydarzeń zarówno po stronie zleceniodawcy jak i zleceniobiorcy i wie na co zwracać uwagę.