Na co trzeba uważać – wpadki organizatorów eventów
Poniżej przedstawiam kilkanaście błędów, których warto unikać przy organizacji eventów firmowych, konferencji, szkoleń. Wypunktowane zostały podstawowe, na które warto zwrócić uwagę. Warto też pamiętać, że błędy się zdarzają i mimo, że wydaje nam się, że o wszystkim pomyśleliśmy, to gdzieś i tak może zadziałać prawo Murphy’ego.
- Opóźnianie rozpoczęcia eventu
Często słyszymy: „Poczekajmy jeszcze tzw. studencki kwadrans, ponieważ nie wszyscy dojechali” . Dlaczego Ci, którzy przyszli na czas mają cierpieć?
A już z pewnością nietaktowne jest, jeśli prelegent się spóźnia.
Szanujmy siebie i swój czas nawzajem.
- Brak komunikacji z uczestnikami eventu
Coś się wydarzyło np. nie dojechał gość specjalny, jest zmiana w kolejności wystąpień, nastąpiła jakikolwiek zmiana programu konferencji czy eventu firmowego.
A tu cisza.
Nic tak nie denerwuje ludzi, jak czekanie. Nikt nie wie o co chodzi, co się stało, czas oczekiwania przeciąga się w nieskończoność, brak jest informacji i wszyscy czekają nie wiedząc co dalej.
Wówczas w gestii organizatora jest przede wszystkim poinformowanie uczestników o zmianie, zapewnienie „czegoś” w zamian np. innego wstąpienia, atrakcji oraz przekazane informacji, jaki będzie dalszy plan eventu.
- Długie mowy powitalne
Przywitanie, podziękowania, wyliczanie nieskończonej ilości partnerów, sponsorów potem przemowa ich wszystkich oraz kwestie organizacyjne. Owszem jest to ważne, ale warto skrócić to do minimum i z góry zaplanować na tę część, określoną ilość czasu. Wszyscy wiedzą, że taka część wstępna musi się odbyć podczas każdego eventu, ale nikt tego nie lubi! To naprawdę nie jest ciekawe dla uczestnika.
- Brak organizatora
Niektórzy mówią a ja to potwierdzam „Event to praca na żywym organizmie”. Często zdarza się, że przestaje coś działać, ktoś nie dojechał na czas, mamy opóźnienie, wkrada się chaos.
Niedopuszczalnym jest, aby na Sali, czy też tuż obok nie znajdował się choć jeden z organizatorów trzymający rękę na pulsie. Chodzi o osobę, która stale jest dostępna, ma pod kontrolę nad tym, co dzieje się na sali i jest gotowa do działania.
- Kółko wzajemnej adoracji podczas eventu
To zdarza się głównie prowadzącym lub występującym podczas eventu. Czasami słyszymy: „Najlepiej jest rozwiązać problem tak jak zrobiłem to z …... Pamiętasz Krzysiek, ile godzi nad tym spędziliśmy i co udało nam się zrobić. Z Krzyśkiem znamy się … itd. itp.
Hymn ☹ Zwracanie się do znajomych siedzących na widowni oraz tzw. „prywatne wycieczki” są nietaktowne w szczególnie jeśli nie jest to wewnętrzne spotkanie firmowe. Wyobraźcie sobie jak czują się i co myślą zaproszeni goście.
- Zbyt długie przerwy kawowe między wystąpieniami
Zdarza się czasem, że przerwa kawowa na evencie trwa dłużej niż 30 minut. Niestety po 30 minutach goście często nie wracają na czas na salę a część z nich, w ogóle się nie pojawia. Powód: zagadają się albo co gorsze znajdą „ciekawsze zajęcie”.
UWAGA Dotyczy to przerw, poza przerwą obiadową, która powinna być dłuższa.
- Strefa cateringowa połączona ze strefą wystąpień
Stukanie, mieszanie, zapach jedzenia, dźwięk upadającej łyżeczki albo co gorsza tłuczonego szkła itp. podczas eventu, szkolenia, konferencji. Niewątpliwie jest to rozpraszające i irytujące tak dla uczestników, jak i przede wszystkim dla osób występujących.
Jest to także utrudnieniem dla obsługi – kiedy i jak posprzątać, aby nie przeszkadzać.
Najlepszym rozwiązaniem jest oddzielenie strefy eventowej od cateringowej.
- Brak oznaczeń w miejscu eventu
Miejsce, gdzie odbywa się event firmowy czy konferencja wymagają dobrego oznakowania już od wejścia. Organizatorzy przede wszystkim muszą wiedzieć, gdzie znajdują się miejsca istotne z punktu widzenia odbywającego się eventu od sal konferencyjnych, aż po toalety. Warto traktować uczestników tak, jakby byli w danym miejscu pierwszy raz i być przygotowanym na różne pytania związane z obiektem konferencyjnym.
- Pomyłka w nazwisku bądź stanowisku prelegenta
Warto przed zapowiedziami przeczytać nazwiska i stanowiska osób występujących. Mamy wówczas czas sprawdzić, czy mamy dane wszystkich prelegentów, czy właściwie wymawiamy określone nazwisko, czy nazwę firmy jeśli mamy wątpliwości. Jest to istotne, ponieważ takiego rodzaju pomyłki są źle widziane a osoba zapowiedziana błędnie może czuć się urażona.
- Zapraszanie osób nieobecnych na scenę
Zdarza się, że słyszymy nawoływania ze sceny: „Pan Xiński, zapraszamy. Był Pan Xiński, czy ktoś widział i wie, gdzie teraz jest?” Wprowadza to zamieszanie i chaos.
Starajmy się tego unikać i nie rozciągać w nieskończoność oczekiwania na poszukiwaną osobę.
Z tego powodu warto osoby występujące usadzać w pierwszym rzędzie, aby „mieć na nie oko”.
- Networking a raczej jego brak
Networking w obecnych czasach jest bardzo istotnym aspektem na wszelkiego rodzaju eventach, ponieważ jak to gdzieś usłyszałam: NA EVENTY CHODZI SIĘ W DWÓCH SPRAWACH: BY ZDOBYĆ WIEDZĘ I POZNAĆ LUDZI.
Dlatego organizator powinien zadbać o obie sprawy. I nie chodzi tu tylko o przerwę kawową, ale też o przygotowanie miejsca oraz stworzenie atmosfery sprzyjającej swobodnym rozmowom. Tu dużą rolę odgrywa także przygotowanie odpowiednio programu całego eventu.
- Sprzątanie przed zakończeniem eventu.
Nie można pakować się, zbierać materiałów, zwijać roll-upów, zrywać plakatów itp. dopóki goście nie opuszczą sal, czy też obiektu, w którym odbywa się event. Sprzątanie w trakcie eventu, nawet pod koniec wygląda źle i nieprofesjonalnie – wygląda jakbyśmy wyganiali gości.